Nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive

Dal 1° gennaio 2012 nei rapporti con la PA,  i certificati  sono completamente eliminati e sostituiti dalle autocertificazioni, mentre le certificazioni rilasciate dalla PA restano valide solo nei rapporti tra privati.

La direttiva del Ministro Pubblica Amministrazione e della Semplificazione n. 14 del 22 dicembre 2011 prevede che dal nuovo anno entrino in vigore le modifiche apportate dalla legge  n. 183 del 2011 (art. 15 comma 1) al Testo unico sulla Documentazione Amministrativa (D.P.R.  n. 445 del 2000).

Si porta così a termine il lavoro già iniziato presso il tavolo Semplificazione di Palazzo Vidoni, istituito dall’ex Ministro Brunetta quale prosecuzione del cammino intrapreso nel 1997 con  le prime norme sull’autocertificazione. Le previsioni rientrano inoltre nel solco tracciato dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa, in forza del quale le Pubbliche Amministrazioni non possono richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso della PA.

Queste le principali novità introdotte:

a)    Le certificazioni rilasciate dalle PA in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati; nei rapporti con gli organi della PA e i gestori di pubblici servizi, i certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dall’atto di notorietà. Conseguentemente, a far data dal 1° gennaio 2012, le amministrazioni e gestori non possono più accettarli né richiederli, tanto più in quanto tali comportamenti integrano, per espressa previsione, violazione dei doveri d’ufficio ai sensi della nuova formulazione dell’art. 74, comma 2, lett.a), del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000;

b)    Sui certificati deve essere apposta, a pena di nullità, la dicitura: “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”. Le amministrazioni e i gestori devono conseguentemente adottare le misure organizzative necessarie per evitare che, dal 1° gennaio 2012, siano prodotte certificazioni nulle per l’assenza della predetta dicitura. Inoltre, il rilascio dei certificati che ne siano privi costituisce violazione dei doveri d’ufficio a carico del responsabile, per espressa previsione della lett. c-bis comma 2 dell’art. 74, del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000, introdotta dal citato articolo 15 della legge n. 183 del 2011;

c)    Le amministrazioni certificanti sono tenute ad individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte della amministrazioni procedenti; tale adempimento risulta indispensabile, anche per consentire “idonei controlli, anche a campione”, delle dichiarazioni sostitutive, a norma dell’art. 71 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000. L’ufficio in questione è altresì responsabile della predisposizione delle convenzioni per l’accesso ai dati di cui all’art. 58 del Codice dell’Amministrazione Digitale, approvato con decreto legislativo 7 marzo 2011, n. 82;

d)    Le amministrazioni certificanti, per il tramite dell’ufficio responsabile di cui alla precedente lett. c), devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione;

e)   La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio ed è presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione.

“In tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente… le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza” (art. 43, comma 5, d.p.r. n. 445 del 2000).

Inoltre “… al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio ed il controllo sulle dichiarazioni sostitutive riguardanti informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti di cui agli articoli 46 e 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica predispongono, sulla base delle linee guida redatte dal DigitPA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, apposite convenzioni aperte all’adesione di tutte le amministrazioni interessate volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle stesse amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico (la scadenza per il rispetto di tale adempimento è il 25 gennaio 2012). Le convenzioni valgono anche quale autorizzazione ai sensi dell’art. 43, comma 2, del citato decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000” (art. 58, comma 2, D. Lgs n. 82 del 2005).

Le citate linee guida sono state adottate già dal 22 aprile 2011 e sono consultabili sul sito istituzionale di DigitPa. Nelle more della predisposizione e della sottoscrizione delle suddette convenzioni, le amministrazioni titolare di banche dati accessibili per via telematica devono comunque rispondere alle richieste di informazioni.

Il Dipartimento della Funzione Pubblica provvederà, anche tramite il proprio Ispettorato, a monitorare l’attuazione e a seguire gli sviluppi applicativi delle disposizioni.

SI.net può affiancare gli Enti pubblici nella redazione delle convenzioni di cui all’art. 58 del Codice dell’Amministrazione Digitale, in coerenza con le linee guida pubblicate dal DigitPA.

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