Nuove linee guida della Soprintendenza Archivistica della Lombardia per l’albo elettronico

In attesa della Pubblicazione delle regole tecniche per l’albo pretorio elettronico, la Soprintendenza archivistica per la Lombardia ha pubblicato sul proprio sito web le nuove linee guida per la pubblicazione degli atti all’albo pretorio elettronico a norma della legge 18 giugno 2009 n. 69, artt. 32 e 67.

Le linee guida, da inserire come allegato nel Manuale di gestione del protocollo informatico, riprendono i contenuti della bozza di regole tecniche di cui vi avevamo dato notizia nei nostri precedenti articoli e chiariscono alcune questioni critiche fino ad ora poco chiare.

Il punto più importante è relativo all’introduzione della possibilità di scegliere tra una gestione centralizzata ovvero decentralizzata.

Nel modello operativo decentrato, i dirigenti o i loro delegati, i responsabili di procedimento o le unità organizzative accedono tramite autorizzazione al sistema informatico di gestione dell’Albo, provvedendo alle pubblicazioni, di cui sono pienamente responsabili, e ritirando le “referte” delle stesse.

Nel modello operativo centralizzato, i dirigenti o i loro delegati, i responsabili di procedimento o le unità organizzative presentano, almeno il giorno lavorativo antecedente la pubblicazione, all’ufficio Albo il documento informatico da pubblicare sottoscritto con firma elettronica qualificata/fima digitale.

In entrambi i modelli organizzativi, nel caso in cui il documento sia nella forma analogica il responsabile del procedimento deve provvedere alla produzione di una copia informatica secondo le procedure previste dall’articolo 23 del CAD, già predisposta anche per la protezione dei dati personali.

I documenti devono essere elencati e visualizzati in ordine cronologico di pubblicazione e durante il periodo di pubblicazione, la loro fruizione da parte dell’utenza deve avvenire gratuitamente e senza formalità. Per facilitare l’accesso ai documenti pubblicati, l’Ente ha l’obbligo di mettere a disposizione dell’utenza una postazione pubblica di consultazione. La pubblicazione deve avvenire limitatamente al periodo previsto dalla normativa di riferimento, al fine di rispettare il principio di temporaneità e di garantire il diritto all’oblio. Il sistema deve anche impedire l’indicizzazione e la ricerca ubiquitaria tramite i comuni motori di ricerca.

L’Ente può infine provvedere alla pubblicazione all’Albo Pretorio anche dei documenti provenienti da pubbliche Amministrazioni o da altri soggetti, ma il richiedente la pubblicazione deve fornire il documento informatico sottoscritto.

SI.net offre un servizio di affiancamento per gli Enti che devono affrontare questa nuova opportunità inerente alla dematerializzazione dei processi documentali, per fare in modo che questo obbligo di legge diventi così lo spunto per innovare e migliorare il servizio offerto ai cittadini.

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