La finalità generale di un sistema di gestione dei documenti è quella di fornire a ogni struttura il necessario supporto documentario per lo svolgimento efficiente delle proprie attività, garantendone la conservazione e la fruizione sia a fini interni che di trasparenza amministrativa.

I principali fattori che stanno spingendo gli Enti pubblici ad occuparsi del patrimonio informativo, in particolare quello di natura documentale, sono l’evoluzione normativa in materia di Documento Informatico, la spinta verso la dematerializzazione e infine le regolamentazioni nazionali ed internazionali in materia di interoperabilità e di trasparenza dei processi.

Ciascuna amministrazione deve pertanto:
- Istituire il Servizio per la tenuta del protocollo, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e nominare il responsabile di tale servizio (Dpcm 31/10/2000 e D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 –Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa)
- Garantire la sicurezza e la messa a norma degli archivi cartacei e digitali (D. lgs 22 gennaio 2004, n. 42 – Codice dei beni culturali e del paesaggio)
- Ridurre i rischi connessi alla perdita di documenti (L. 7 agosto 1990, n. 241 – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e D. lgs 22 gennaio 2004, n. 42 – Codice dei beni culturali e del paesaggio)
- Abbassare i tempi di ricerca degli originali cartacei e delle copie digitali all’interno del sistema informatico (L. 7 agosto 1990, n. 241 – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e D. lgs 22 gennaio 2004, n. 42 – Codice dei beni culturali e del paesaggio)
- Redigere e adottare il Manuale di gestione del protocollo informatico (Dpcm 31/10/2000 e D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 –Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa)
- Introdurre un sistema informatico per la gestione documentale che preveda almeno il nucleo minimo del protocollo informatico (Dpcm 31/10/2000 e D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 –Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa)

- Passare dalla gestione cartacea ad una progressiva dematerializzazione dei principali flussi documentali (D.lgs 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale)

GLI OBIETTIVI

Gli obiettivi specifici di un corretto sistema di gestione documentale sono in modo prioritario:
- La produzione/acquisizione di documenti attendibili a fini giuridici e a fini amministrativi
- L'assegnazione e il trattamento dei documenti
- L’organizzazione e la tenuta della produzione documentaria in modo ordinato e coerente  alle funzioni esercitate
- La trasmissione e conservazione di documenti autentici, cioè integri e di provenienza certa e identificata
- La rapidità e l’efficienza del reperimento nell’ambito dell’attività amministrativa svolta


I VANTAGGI

Lo scopo dunque è sviluppare un metodo che consenta di realizzare uno strumento di supporto organizzativo modulare, flessibile e completo per la gestione documentale, al fine di:
- Ridurre il carico di lavoro del servizio archivistico
- Diminuire drasticamente la movimentazione dei documenti cartacei
- Fornire costante supporto alle persone coinvolte nella gestione documentale dell’Ente
- Accompagnare il disegno evolutivo del sistema informatico e organizzativo dell’Ente


I SERVIZI PROPOSTI

Di seguito si elencano le fasi di un percorso evolutivo completo finalizzato all’organizzazione di un corretto sistema di gestione documentale, suddiviso per attività:

Audit del sistema di gestione documentale
Questa attività si svolge effettuando opportuni sopralluoghi e verifiche da parte di figure esperte in coordinamento e conduzione di sistemi di gestione documentale che si occuperanno di delineare lo stato di fatto del sistema ed elaborare uno studio di fattibilità finalizzato a produrre proposte concrete di sviluppo, così strutturato:
- Analisi flussi informativi e documentali
- Rilevazione delle criticita’ dei  workflow documentali
- Verifica degli strumenti archivistici esistenti e delle procedure di fascicolazione
- Analisi delle funzionalita’ del software applicativo del protocollo informatico esistente
- Analisi preliminare dell’archivio cartaceo
- Analisi eventuali metodologie di archiviazione sostitutiva e piani di conservazione e sicurezza
- Analisi contratti in essere per la gestione dell’archivio e del software di protocollo
- Stesura di un documento riassuntivo con indicazione degli elementi analizzati ed elaborazione di proposte di sviluppo del sistema di gestione

Redazione del manuale di gestione e del piano di conservazione
Tale attività consiste nella redazione del Manuale di Gestione, e comprende i sopralluoghi da effettuare presso l’ente, gli incontri con i soggetti interessati, la gestione dei rapporti con la Soprintendenza e la stesura del documento definitivo che verrà approvato dall’Amministrazione.
L’attività che effettueremo vedrà una fase preliminare di stesura di una bozza per l’approvazione del piano attuativo da parte della Soprintendenza Archivistica (di seguito S.A.); verranno prodotti gli allegati al manuale indispensabili alla partenza della prima fase del progetto. Queste fasi potranno prevedere diversi incontri presso la S.A. per la definizione di tempistiche e modalità di attuazione del piano. La produzione del manuale di gestione andrà parallelamente ad una serie di attività di analisi e interviste presso gli uffici per conciliare il piano con le risorse tecniche e organizzative dell’Ente. Fasi di sviluppo:
- Colloqui con gli uffici per individuare lo stato dell’arte, le esigenze e le possibilità di evoluzione del sistema
- Analisi delle esigenze e dell’organizzazione documentale
- Riprogettazione del sistema documentale
- Azioni post progetto del sistema documentale
- Implementazione ed adeguamento procedure applicative di conservazione

Creazione del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
L’art. 61, comma 1 del DPR 445/2000  impone a ciascuna pubblica amministrazione di istituire «un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi». È indispensabile progettare il Servizio valutando con cura le esigenze operative e la coerenza dei modelli organizzativi esistenti e, soprattutto, predisporre i già ricordati strumenti di regolamentazione, di definizione e di controllo delle procedure che presiedono alle attività per la gestione dei documenti (il manuale di gestione) sia in fase di creazione del sistema che di aggiornamento e in rapporto con gli altri uffici dell'amministrazione, garantendo la continuità funzionale del sistema.
- Progettazione del Servizio valutando le esigenze operative e la coerenza dei modelli organizzativi esistenti
- Individuazione del relativo responsabile.

Stesura piano di fascicolazione e revisione procedure di fascicolazione
La classificazione e la fascicolazione d'archivio sono funzioni cruciali per la gestione dei sistemi documentali contemporanei. L'introduzione di tecnologie dell'informazione e della comunicazione non ha affatto diminuito tale centralità.
La recente normativa ha sancito l’obbligatorietà della classificazione per tutte le pubbliche amministrazioni (art. 64 c. 4 DPR 445/2000) quale strumento fondamentale per la corretta gestione del sistema archivistico, in funzione dell’attuazione dei principi di economicità, efficacia, trasparenza e garanzia dell’imparzialità dell’azione amministrativa (art. 1 c. 1 L. 241/1990, art. 2 c. 1 D.Lgs. 29/1993), definendola inoltre “necessaria” per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti (art. 56 DPR 445/2000). Dovrà essere sviluppato un eventuale percorso di implementazione del nuovo piano di fascicolazione, articolato nelle seguenti fasi:
- Analisi del titolario in uso e confronto dello stesso con il modello proposti
- Definizione del nuovo titolario
- Supporto per implementazione ed adeguamento delle procedure di fascicolazione secondo quanto previsto dalla normativa (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 –Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa)
- Adozione ed attivazione nuovo titolario
- Analisi fascicoli in uso
- Analisi procedimenti e iter
- Mappatura dei nuovi fascicoli presso i vari settori e/o uffici
- Verifica e implementazione nuovo piano di fascicolazione
- Indicazione nuovi fascicoli da adottare

Sessioni formative specifiche, d'aula e on job
Al fine di implementare un corretto ed efficace sistema di gestione documentale emerge la necessità di effettuare delle sessioni di formazione per fornire all’Ente gli strumenti necessari per sviluppare un piano di evoluzione del protocollo informatico, individuare le situazioni da regolarizzare, programmare gli steps attuativi e studiare l’introduzione di tecnologie e funzionalità avanzate.
Tutte le sessioni formative saranno specificamente disegnate per soddisfare i requisiti che la Soprintendenza dei beni archivistici indica per una corretta gestione e archiviazione dei documenti prodotti dall’Ente. Tale sessioni prevedono una parte pratica svolta insieme ai vari uffici nella quale verranno approfondite le problematiche inerenti le tematiche trattate.
Esemplificazione di un possibile percorso formativo:

LA GESTIONE DOCUMENTALE: L’ARCHIVO CARTACEO E INFORMATICO
- Strumenti e metodologie
- Concetti di base: documento, archivio, classificazione, fascicolazione
- Il fascicolo: caratteristiche, tipologie, formazione, archiviazione
- Il ciclo di vita del documento
- Gli strumenti archivistici:
- Il piano di fascicolazione: processi di gestione, esempi pratici
- Il manuale di gestione: uno strumento condiviso
- Il piano di conservazione

I FLUSSI DOCUMENTALI
- L'automazione dei processi
- Modelli organizzativi di riferimento: centralizzato, distribuito
- Razionalizzazione della gestione documentale e dell’archivio
- Gradualità di applicazione
- Procedimenti amministrativi: criticità, vantaggi, esempi pratici

Analisi e riordino archivi cartacei
In particolare il progetto si propone di realizzare i seguenti obiettivi specifici:
- Creazione di un gruppo di lavoro con personale con funzioni di ricognizione, valutazione, elaborazione di soluzioni complessive, parziali e intermedie, tra cui, ad  esempio, una prima proposta di selezione e scarto.
- Studio preliminare basato sul recupero e lo studio della normativa interna, degli organigrammi, degli elenchi e dei repertori del materiale
- Compilazione di elenchi di conservazione per serie
- Censimento topografico del materiale documentario conservato presso l’archivio dell’Ente
- Collocazione e sistemazione idonea degli atti
- Redazione dell’inventario dell’archivio su supporto informatico
- Compilazione elenchi di scarto da sottoporre alla competente Soprintendenza archivistica
In particolare, la schedatura del fondo e la redazione dell’inventario saranno realizzati mediante il software Sesamo 4.1 che garantisce la conformità della descrizione archivistica agli standard internazionali (ISAD-G e ISAAR-cpf) e l’esportazione dei dati verso la piattaforma SIUSA-PLAIN.

Gestione del servizio per la tenuta del protocollo, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
Il servizio si basa sull’affiancamento agli uffici dell’Ente di una figura esperta in coordinamento e conduzione di sistemi informativi e documentali che si occuperà di affiancare e supportare il Servizio per la tenuta del protocollo, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Di seguito si elencano le  tipologie di attività incluse nel servizio:

1.OTTIMIZZAZIONE E RAZIONALIZZAZIONE DELLA PRODUZIONE CARTACEA
Attività di supporto al Servizio per la tenuta del protocollo, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, creato a seguito della realizzazione del Manuale di gestione del protocollo informatico, per la predisposizione di Linee guida, semplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta e per l’utilizzo di nuove tecnologie all’interno dei processi di lavoro.
Eliminazione delle copie dei documenti non necessarie per la conservazione archivistica.
Valutazione e progettazione della dematerializzazione dei principali iter documentali

2.MONITORAGGIO E SUPPORTO ALL’ATTUAZIONE DELLE CORRETTE PROCEDURE DI FASCICOLAZIONE
A seguito della realizzazione del Piano di fascicolazione quale parte integrante del Manuale di
gestione del protocollo informatico, si delinea un’attività di supporto e accompagnamento all’Ente per le corrette procedure di fascicolazione come di seguito strutturato:
- Verifica delle corrette procedure di fascicolazione e allineamento con le modalità stabilite dal Manuale di gestione.
- Interventi periodici concordati con il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, al fine di verificare le corrette procedure di assegnazione dei documenti e la loro fascicolazione elettronica.
- Controllo mensile della congruità del Piano di fascicolazione attualmente in uso rispetto alle esigenze degli uffici mediante la verifica dell’inserimento di eventuali nuovi fascicoli ed eliminazione di fascicoli non più necessari
- Assistenza specialistica on job agli uffici con interventi periodici di supporto all’attività di fascicolazione e gestione documentale
- Affiancamento e supporto all’Ente nella fase di passaggio dai fascicoli cartacei ai fascicoli informatici, incentivando la comunicazione e trasmissione dei dati tra le amministrazioni e le aziende e l’utilizzo della posta elettronica nei rapporti con gli utenti

3.SUPPORTO E AFFIANCAMENTO ORGANIZZATIVO PER L’ATTUAZIONE DELLE PROCEDURE DI GESTIONE DOCUMENTALE PREVISTE NEL MANUALE DI GESTIONE IN VIGORE
A seguito della realizzazione del Manuale di gestione del protocollo informatico, si
procederà all’attuazione di quanto previsto nel documento e concordato con la Soprintendenza in
fase di redazione del progetto in questione. Nello specifico si provvederà a verificare
massimamente e in via prioritaria la realizzazione di quanto segue:
- Supporto nella fase di adozione delle politiche di gestione documentale definite nel manuale di gestione ed attività di revisione
- Help desk agli uffici per problemi riguardanti tematiche specifiche del servizio in oggetto;
- Progettualità e coordinamento delle attività per l’evoluzione del sistema di gestione documentale
- Analisi delle criticità del sistema e formulazione di proposte di miglioramento
- Attività formativa su tematiche specifiche di gestione documentale

4.VERSAMENTO DEI FASCICOLI IN ARCHIVIO DI DEPOSITO
Nei mesi di marzo e aprile, sulla base del piano di fascicolazione realizzato parallelamente alla redazione del manuale di gestione, si procederà ad individuare i fascicoli da versare all’archivio di deposito e, concordando tempi e modi con il responsabile del servizio archivistico, si provvederà al loro trasferimento.
L’attività sarà svolta da personale altamente specializzato, in possesso di idonei requisiti professionali riconosciuti dalla competente Soprintendenza archivistica.

5.SUPPORTO PER LA DEMATERIALIZZAZIONE E LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Introdotta la fascicolazione cartacea, regolate e controllate le procedure di fascicolazione, si potrà procedere all’avvio di un progetto di progressivo passaggio dal trattamento della documentazione cartacea alla produzione e al trattamento dei documenti informatici.
Nello specifico il progetto sarà come di seguito strutturato:
- Affiancamento e supporto tecnico-organizzativo per la definizione della corretta gestione della fase conservativa insourcing o outsourcing.
- Supporto per la leggibilità nel tempo dei documenti informatici trasmessi o ricevuti.
- Gestione delle politiche di salvataggio idonee ad assicurare la conservazione documentale.
- Verifica e implementazione delle corrette procedure di firma digitale.
- Supporto per la creazione, gestione e controllo dei fascicoli ibridi (cartacei e digitali) o totalmente informatici.
- Affiancamento per la revisione degli iter documentali nel passaggio dalla gestione cartacea alla gestione informatica.

Si possono citare, tra le principali referenze:
ANCI LOMBARDIA (MI)
AZIENDA OSPEDALIERA “OSPEDALE DI CIRCOLO DI BUSTO ARSIZIO” (VA)
CAMERA DI COMMERCIO, ARTIGIANATO E INDUSTRIA DI CHIETI (CH)
COMUNE DI AGRATE BRIANZA (MB)
COMUNE DI ARESE (MI)
COMUNE DI BOLLATE (MI)
COMUNE DI CARDANO AL CAMPO (VA)
COMUNE DI CESATE (MI)
COMUNE DI CORNAREDO (MI)
COMUNE DI GARBAGNATE MILANESE (MI)
COMUNE DI LAINATE (MI)
COMUNE DI LIMBIATE (MB)
COMUNE DI MAGENTA (MI)
COMUNE DI MISINTO (MB)
COMUNE DI SAN GIULIANO MILANESE (MI)
COMUNE DI SENAGO (MI)
COMUNE DI SOLBIATE OLONA (VA)
COMUNE DI SOVICO (MB)
COMUNE DI SULMONA (AQ)
COMUNE DI TRIUGGIO (MB)
COMUNE DI VANZAGHELLO (MI)
PARCO LOMBARDO DELLA VALLE DEL TICINO (MI)

Per  maggiori informazioni è possibile scrivere a Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot, abilitare Javascript per vederlo o telefonare allo 0331.576848.