Riportiamo una serie di domande e relative risposte in merito al protocollo informatico emerse durante la nostra attività.
Riteniamo infatti che la conoscenza vada condivisa: l’informazione non è un bene da custodire gelosamente, bensì la base di partenza per qualsiasi rapporto di collaborazione e di fiducia.
Se avete delle domande specifiche sul protocollo informatico, scriveteci a formazione@sinetinformatica.it: saremo felici di rispondervi e di pubblicare domanda e risposta, a beneficio di tutti.
Consigliamo inoltre di leggere il seguente articolo di approfondimento:
Lo strano caso del documento firmato digitalmente in formato pdf (e non p7m)
Ecco le domande dei nostri lettori:
Domanda: quali sono le principali fonti normative inerenti il protocollo informatico?
Domanda: come si possono eliminare i documenti dall’archivio?
Domanda: che differenza c’è tra il protocollo informatizzato e il protocollo informatico?
Domanda: che differenza c’è tra un file pdf e un file pdf/A?
Domanda: il Comune riceve una mail certificata da parte di un Consolato il quale invia con detta mail documenti non firmati digitalmente. Come ci si deve comportare? E’ possibile espletare le pratiche richieste dal Consolato?
Risposta: la questione in essere prevede due aspetti che vanno analizzati separatamente.
1) Il Consolato utilizza una PEC. In questo caso il mittente è certo in quanto titolare di PEC, pertanto la comunicazione può essere protocollata come previsto dagli artt. 47 e 48 del D.lgs 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale
2) La richiesta del Consolato non è firmata digitalmente, pertanto non soddisfa il requisito legale della firma scritta poiché non formato nel rispetto delle regole tecniche che garantiscono l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento come previsto dalla normativa ai sensi degli artt. 20, 21, 22, 23, 24 e 47 del D.lgs 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale
E’ quindi possibile protocollare la comunicazione (di cui si ha la certezza del mittente) ma la richiesta ivi contenuta non ha valore di originale, per cui non è possibile procedere alle richieste inoltrate.
Domanda: quali sono le principali fonti normative inerenti il protocollo informatico?
Risposta: è possibile trovare i principali riferimenti normativi relativi al protocollo informatico sul sito di DigitPA, a questo indirizzo
Domanda: come si possono eliminare i documenti dall’archivio?
Risposta: lo scarto di documenti d’archivio può essere proposto quando si verificano due condizioni: l’esaurimento dell’utilità giuridico-amministrativa dei documenti e la mancanza di apprezzabile interesse come fonte storica. Allo scopo di favorire tale selezione, per ognuno dei settori della pubblica amministrazione vengono predisposti (in accordo con l’Amministrazione archivistica) degli elenchi di tipologie documentarie “tipiche”, altrimenti detti “massimari” di conservazione e scarto.
Il massimario di selezione e scarto è lo strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni. Il massimario riproduce l’elenco delle partizioni e sottopartizioni del titolario. Il massimario indica, per ciascun procedimento/procedura, quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo quarant’anni dall’esaurimento degli affari nei competenti archivi di Stato per gli uffici dello stato o per la sezione degli archivi storici per gli Enti pubblici) e quali invece possono essere destinati al macero dopo cinque anni, dopo dieci anni, dopo venti anni, ecc. o secondo le norme di legge.
La procedura di scarto, per l’archivio di un ente pubblico, si svolge in quattro fasi:
1) Il dirigente dell’Ente trasmette alla Soprintendenza archivistica, con lettera protocollata, l’elenco in due copie, entrambe da lui firmate, delle tipologie archivistiche che si ritiene non abbiano più utilità amministrativa.
2) La Soprintendenza archivistica restituisce una copia dell’elenco, vistato con approvazione Totale o parziale.
3) Nel caso di documentazione cartacea, l’Ente provvede a cedere i documenti da scartare alla Croce Rossa Italiana, o, in caso di indisponibilità della medesima, a organizzazioni, anche di volontariato (ex DPR 8/1/2001 n.37, art. 8), che ne garantiscano la distruzione (tramite triturazione, incenerimento, macerazione a fine di riciclare il materiale).
4) Infine l’Ente trasmette alla Soprintendenza archivistica copia del verbale attestante le modalità dell’avvenuta distruzione.
Si ritiene utile rammentare che la procedura è prevista dalla vigente normativa per lo scarto della documentazione appartenente agli archivi degli Enti pubblici (Codice dei beni culturali e del paesaggio, Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42, art.21). Tale operazione è soggetta all’autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente per territorio.
Domanda: che differenza c’è tra il protocollo informatizzato e il protocollo informatico?
Risposta: per rispondere a questa domanda è importante chiarire prima il concetto di protocollo informatico. Il DPR 445/2000 lo definisce come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle Amministrazioni per la gestione dei documenti”: questo chiarisce che è un insieme di risorse impiegate per la gestione documentale. Vi sono diversi livelli di “informatizzazione” del protocollo informatico, cioè diversi livelli di avanzamento tecnologico della gestione documentale. Nel Settembre 2000 il CNIPA (a quel tempo AIPA), con il famoso documento GEDOC2, ha cercato di descrivere i seguenti livelli di informatizzazione:
- Nucleo minimo
- Funzionalità aggiunti – gestione documentale
- Gestione dei Procedimenti – Workflow
- BPR – Business Process Reengineering
Vi rimandiamo, per approfondimento di questi argomenti, all’articolo scritto da SI.net per Pubblicaamministrazione.net.
Il protocollo informatizzato esprime uno di questi livelli di informatizzazione, il nucleo minimo, cioè l’utilizzo di strumenti informatici per la registrazione, la segnatura e la classificazione dei documenti. E’ il livello base a cui per legge le Pubbliche Amministrazioni Locali hanno dovuto adeguarsi dal 2004.
Domanda: posso firmare digitalmente con firma elettronica un documento word con estensione .doc? Ha valore legale come documento informatico?
Risposta: tecnicamente è possibile firmare un documento word, così come è possibile firmare digitalmente qualsiasi file (fogli excel, presentazioni, filmati, immagini, ecc). Questo però non significa che qualsiasi file firmato digitalmente abbia valore di documento informatico. Anzi. Solo alcuni formati di files possiedono il requisito della non modificabilità, ritenuto indispensabile per la validità di un documento informatico. E’ il caso dei file pdf o dei file tiff, che oltre alla non modificabilità hanno anche un altro requisito indispensabile: sono formati aperti, per cui non necessitano di un software proprietario per la visualizzazione. Non è il caso di un file di word, di estensione .doc, il quale non può offrire la garanzia di non modificabilità a causa della possibilità di possedere delle “macro”, cioè delle operazioni automatiche all’interno del file stesso che lo possono modificare automaticamente (es macro che impostano automaticamente la data nel documento). Per cui, se si ha un documento word e si vuole ottenere un documento informatico firmato digitalmente occorre prima convertirlo in pdf e poi firmarlo.
Domanda: che differenza c’è tra un file pdf e un file pdf/A?
Risposta: il file pdf/A è un file pdf particolare, che possiede delle proprietà aggiuntive studiate specificamente per la conservazione dei documenti informatici (“A” sta per “Archive”, cioè “Archivio”). E’ stato studiato a seguito delle osservazioni fatte dalle società archivistiche americane circa i limiti di leggibilità nel tempo del formato pdf.
Alla base dell’archiviazione documentale informatica, infatti, vi è un problema di fondo che la tecnologia deve risolvere: tra 100 anni, il formato e le caratteristiche del file salvato digitalmente, saranno ancora utilizzate? In altre parole, chi ci dice che per esempio il formato “Times New Roman” sarà ancora utilizzato tra 100 anni?
Il pdf/A dissolve questo dubbio, racchiudendo nel file, oltre al documento creato, anche una serie di informazioni che lo renderanno in ogni caso leggibile (per esempio, salvando nel documento stesso la mappa dei caratteri “Times New Roman”).
Se siete interessati ad avere maggiori informazioni sui servizi SI.net inerenti alla gestione documentale potete scriverci a: gestionedocumentale@sinetinformatica.it
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