Seminario gratuito a Milano: “Dematerializzazione e conservazione digitale nelle Pubbliche Amministrazioni”

Martedì 9 maggio, dalle 9 alle 13, presso il Doria Grand Hotel di Milano, si terrà il seminario gratuito sulla dematerializzazione e conservazione digitale nelle Pubbliche Amministrazioni.

Premessa

Il seminario si concentra sulla necessità per le Pubbliche Amministrazioni di approfondire le tematiche inerenti alla strutturazione del processo di conservazione di tutta la documentazione digitale in concomitanza con la scadenza dell’obbligatorietà delle regole tecniche del 3 dicembre 2013. Gli interventi dei relatori permetteranno di chiarire in primis i passaggi necessari a governare la transizione delle PA alla dematerializzazione documentale; da ciò emergerà la necessità di pensare a come realizzare nel modo più efficace possibile la conservazione di lungo periodo.

I temi

Con il procedere della digitalizzazione degli enti pubblici, la tematica della conservazione documentale deve porsi al centro delle riflessioni di tutti i funzionari e gli operatori di settore.

L’approvazione del nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale, nonostante abbia eliminato la scadenza del 12 agosto quale termine ultimo per procede con la dematerializzazione di tutta la documentazione, ha altresì eliminato per tutta la PA la possibilità di organizzare la gestione documentale con strumenti differenti da quelli informatici.

Se da un lato non viene più stressata la componente legata alla scadenza, allo stesso tempo nel D.lgs di modifica del CAD si rimarca l’obbligatorietà di procedere con la produzione di sola documentazione digitale (avente le caratteristiche del documento informatico) nonché la ricezione delle istanze da parte dell’utenza tramite procedure informatizzate (si vedano l’articolo 40 sulla formazione di documenti informatici, comma 1: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri,c on mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71” e l’articolo 15 comma 2-ter del d.lgs 82/2005 e s.m.i. :“le pubbliche amministrazioni provvedono in particolare a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese, assicurando che l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione avvenga in conformità alle prescrizioni tecnologiche definite nelle regole tecniche di cui all’articolo 71”).

Già oggi, inoltre, anche gli enti meno portati all’innovazione gestiscono abitualmente decine di documenti digitali (si pensi ai contratti, alle fatture, alla documentazione derivante dai procedimenti ad istanza di parte informatizzati quali gli sportelli SUAP e SUE, le e-mail pervenute, ed inviate, tramite posta elettronica certificata ecc..) ed hanno dunque l’obbligo di conservarli secondo le regole tecniche del 3/12/213.

L’attivazione di un sistema di conservazione digitale necessita di uno sguardo attraverso due punti prospettici:

  • In primis dobbiamo inquadrare l’aspetto tecnico / informatico relativo alla conservazione. Ovvero l’invio della documentazione presso un conservatore accreditato che garantisca sul lungo periodo, attraverso l’implementazione di procedure specifiche, la validità nel tempo del documento e dei metadati, nonostante la scadenza delle firme digitali con la quale il documento è stato sottoscritto, l’obsolescenza delle tecnologie con le quali il documento è redatto o vengano sorpassate le versioni dei programmi con cui è possibile leggere i file conservati.
  • Non meno importante è però l’aspetto archivistico / organizzativo grazie al quale un sistema di archiviazione e di gestione della documentazione garantisce la conservazione di tutte le informazioni rilevanti in merito ai documenti mandati presso il conservatore.

Quest’ultimo aspetto è forse il più sottovalutato, ma al contempo il più delicato in tema di gestione documentale poiché è solo grazie alla cura di queste fasi che un documento, del quale si chiede l’accesso a distanza di anni dalla sua produzione, potrà essere individuato ed esibito correttamente. 

Il responsabile della gestione documentale di un ente pubblico (figura obbligatoria dall’emanazione del DPCM 3/12/2013) ha dunque il precipuo compito di coordinare all’interno della propria area organizzativa omogenea entrambi tali aspetti.

Il Seminario è pensato per porre in relazione tutti gli aspetti legati alla dematerializzazione documentale (dalla gestione del protocollo informatico e del fascicolo elettronico all’introduzione dei pagamenti online; l’utilizzo della firma digitale e la PEC) con l’attività necessaria alla strutturazione di un sistema di conservazione che non si limiti all’invio dei documenti ad un conservatore accreditato, ma garantisca la possibilità di individuare tali documenti e di esibirli al momento opportuno.

Destinatari

Il seminario è rivolto ai responsabili operanti nelle PA e ai loro collaboratori fino ad un massimo di 80 partecipanti.

Metodologia formativa

I relatori utilizzeranno la metodologia della formazione d’aula contestualizzando la parte di spiegazione teorica agli ambiti specifici e agevolando così l’interattività tra i partecipanti e i formatori.

Articolazione didattica

I partecipanti sono invitati a registrarsi dalle ore 9:00. Il seminario si terrà dalle 9:30 alle 13:00 e prevede una pausa caffè alle ore 11:00 offerta da SI.net Servizi Informatici srl.

  • Presentazione dei risultati del processo di dematerializzazione nel comune di Limbiate.
  • Il D. Lgs 179 del 26 agosto 2016 e il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale
  • Il documento informatico e gli obblighi della de materializzazione
  • I fascicoli informatici e la loro gestione negli archivi digitali
  • La conservazione elettronica – elemento imprescindibile per la dematerializzazione della PA
  • Modelli organizzativi della conservazione e il processo di conservazione
  • Il ruolo dei conservatori accreditati
  • L’esibizione e lo scarto dei documenti informatici conservati
  • Il manuale di gestione documentale, il manuale di conservazione e il piano di sicurezza informatica

Relatori

  • Roberta Ronchetti: Responsabile Ufficio Innovazione Tecnologica presso il Comune di Limbiate;
  • Matteo Savoldi: Archivista – esperto di sistemi di conservazione digitale;
  • Paolo Tiberi: Project manager presso SI.net Servizi Informatici s.r.l. e Docente di Organizzazione Aziendale presso l’Università degli Studi di Milano.

Luogo e data

Il seminario si terrà martedì 9 maggio a Milano, dalle 9.00 alle 13.00, presso il Doria Grand Hotel, Via Andrea Doria n. 22

Iscrizioni

Per aderire è necessario compilare il form online, selezionando l’evento di proprio interesse.

Il corso è rivolto esclusivamente alle Pubbliche Amministrazioni. Il numero massimo di iscrizioni consentite per ogni ente è pari a 3. Nel caso in cui il numero di adesioni superi la capienza della sala, verranno prese in considerazione le iscrizioni in ordine di ricezione fino al raggiungimento del limite massimo.

Per informazioni è possibile scrivere a formazione@sinetinformatica.it oppure chiamare al numero 328.4829677.

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Per informazioni sui servizi di information tecnology offerti da SI.net per accompagnare aziende private ed enti pubblici nelle continue sfide legate all’innovazione tecnologica, scrivi a comunicazione@sinetinformatica.it o telefona allo 0331.576848.

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