Contratti pubblici, alle PA non è consentito l’invio telematico del titolo digitale

Alle Pubbliche Amministrazioni non è consentito l’invio telematico del titolo digitale attraverso il software Unimod. Pertanto, per gli atti che vanno inviati alla conservatoria è necessario provvedere ad un invio cartaceo degli stessi.

In un precedente articolo avevamo discusso dell’importanza di preparare il documento da firmare digitalmente in formato PDF/A: si tratta infatti di un formato specificamente progettato per la conservazione documentale e l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Tale formato è un sottoinsieme del PDF che assicura la riproducibilità dei documenti nel futuro esattamente come nel momento della loro creazione.

Come analizzato nel precedente articolo, il software Unimod prevede la possibilità di allegare il file firmato digitalmente (“Titolo digitale”) al plico da inviare all’Agenzia del Territorio, come indicato nella figura seguente:

Da un ulteriore approfondimento, è emerso che il titolo digitale inviato telematicamente dovesse essere in formato PDF/A versione 1.4. Tale formato racchiude una serie di informazioni supplementari nel documento e viene declinato in 2 versioni differenti. La prima è il PDF/A 1a e può essere ottenuto solo tramite alcuni software, come ad esempio:

– la versione a pagamento di Adobe Acrobat;

– Open Office.

La seconda è il PDF/A 1b e può essere ottenuto tramite software emulatori di stampante evoluti, come ad esempio  il software PDF Creator mostrato nell’immagine seguente:

Il formato PDF/A 1b, pur essendo adatto per la conservazione documentale, viene scartato dalla conservatoria, che ammette per il titolo digitale il solo formato PDF/A 1a.

E’ importante notare che per le Pubbliche Amministrazioni il problema non si pone, poiché la possibilità di invio telematico del titolo digitale è consentita ai soli notai, come mostrato nell’immagine seguente:

Quindi, in caso di documento da inviare alla conservatoria, è possibile effettuare pagamento tramite Unimod, ma l’invio del documento, al momento, può essere fatto solo in formato cartaceo (a seguito di estrazione di copia conforme dell’originale informatico). In tal caso, il pagamento dei tributi di competenza sarà come il seguente:

Si invitano pertanto tutte le PA a concordare con gli uffici competenti dell’Agenzia delle Entrate le modalità di pagamento e invio della documentazione in formato cartaceo.

A prescindere dalla modalità di invio, comunque, è opportuno che le PA creino i documenti in PDF/A, al fine di garantire un’adeguata conservazione degli stessi.

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